'Mensen willen gewoon graag een iPad'

Zonder stress naar de crèche, brainstormen in je badjas, baas over eigen baan. Zo luiden de slogans van de landelijke campagne voor Het Nieuwe Werken die inmiddels in volle gang is. Maar ook binnen de rijksoverheid staat het thema hoog op de agenda. Ambassadeurs Nicole Stolk, hoofddirecteur bij BZK, en pSG Anneke van Zanen-Nieberg zijn groot voorstander van meer vrijheid voor ambtenaren om hun eigen werkwijze te bepalen. Het is het resultaat dat telt, stellen zij.

‘De term Het Nieuwe Werken suggereert dat het oude werken ook bestaat en dat dit verkeerd is. Om deze misvatting te voorkomen praten wij liever over het eigentijdse werken,’ aldus de pSG. ‘Als ambassadeurs willen we ervoor zorgen dat mensen de verantwoordelijkheid krijgen en de ruimte nemen om hun werk op een dusdanige wijze in te vullen dat ze de gewenste en afgesproken resultaten kunnen behalen op hun eigen manier.’ Stolk knikt instemmend: ‘We hebben op ons ministerie vier generaties in dienst en die willen we allemaal aanspreken. Het eigentijds werken is meer dan een flexibele werkplek en een clean desk policy, het vraagt om een nieuwe mindset. Het vraagt om taakgericht sturen van leidinggevenden en voldoende taakvolwassenheid bij de medewerkers.’ 

De combinatie is niet geheel toevallig: de twee topambtenaren zijn beiden nauw betrokken bij de bouw van het nieuwe onderkomen van hun departementen. Vanaf januari 2013 gaan ze officieel samen aan het werk in de JuBi-toren aan de Haagse Turfmarkt. In het 140 meter hoge en 36 verdiepingen tellende gebouw – het hoogste rijksgebouw van Nederland – ligt de norm op 0,9 werkplek per fte, een stuk lager dan de huidige situatie.

In aanloop naar de verhuizing zijn er verschillende initiatieven gelanceerd om de medewerkers alvast kennis te laten maken met de nieuwe werkwijze. Zo is er deze week een pilot gestart op de afdeling Juridische en Internationale Zaken (JIZ) van het ministerie van V&J. ‘Dat vinden mensen heel spannend, geen naambordjes op de deur en geen vaste plek meer. Toch is het goed om zo al te wennen,’ stelt Van Zanen-Nieberg. Ook Stolk erkent dat de invoering van het eigentijds werken op de werkvloer verschillende reacties uitlokt. ‘Het gaat vooral om het creëren van bewustzijn en vertrouwen. Met elkaar bepalen we de kaders op hoofdlijnen, zoals de 0,9 werkplek per fte en de maximale omvang van je persoonlijk archief. Verder is het van belang vooral voldoende regelruimte te geven aan managers en medewerkers voor de inrichting van hun ideale werkomgeving.’ Van Zanen-Nieberg: ‘Wij willen als ambassadeurs een stimulerende rol binnen het hele Rijk. Maar voor de feitelijke implementatie zijn de managers van de departementen zelf aan zet.’ 

Wat vraagt het van de overheidsmanagers om ambtenaren eigentijds te laten werken?
Stolk: ‘Het resultaatgericht sturen zullen managers moeten leren. Daarbij is voorbeeldgedrag van belang. Soms hebben leidinggevenden niet eens door dat er op hen gelet wordt. Stel bijvoorbeeld je eigen agenda ook open als je dit gezamenlijk afspreekt. Houd je als leidinggevende aan de afspraken over het delen van werkplekken. Praat met medewerkers over hoe zij de ideale werkplek zien, daarmee creëer je een positieve energie op de werkvloer. Zorg ook voor bepaalde herkenningspunten, bijvoorbeeld met kunst of door kleine accenten in de omgeving. Maak het mogelijk dat mensen die veel met elkaar werken bij elkaar kunnen zitten, dat geeft een gevoel van geborgenheid.’

Van Zanen-Nieberg: ‘Geef richting en ruimte aan mensen, maar zorg dat ze wel rekenschap blijven afgeven over hun resultaten. Het gaat om de eindverantwoordelijkheid en niet de aanwezigheid. Dit betekent ook dat je verbinding zoekt met andere mensen binnen en buiten het departement en de overheid. Je zoekt de partners op die je nodig hebt. Voor managers zal er overigens altijd wel een soort beschikbaarheidsnut blijven: af en toe moet je aanwezig zijn om een vergadering te leiden of vragen te beantwoorden. Je kan niet alles overlaten aan skype-meetings en conferencecalls. De jongste generatie ziet dit nog wel eens anders. Die vullen het voor hun op een eigentijdse manier weer in.’ 

ICT wordt vaak genoemd als bottleneck bij het introduceren van deze nieuwe werkwijze. Is dat terecht?
Stolk: ‘Ik zie ICT juist als een enabler: het stelt je in staat flexibel samen te werken, bijvoorbeeld door samenwerkingsruimtes te creëren. Met goede standaarden en verbindingen is het voor een rijksambtenaar over afzienbare tijd mogelijk in ieder rijkskantoor te werken en de applicaties naar je toe te halen. Verder ondersteunt ICT de facilitaire en financiële systemen en de rijkspas. Steeds vaker willen medewerkers eigen apparaten meenemen. Als dit gebeurt moet hier natuurlijk wel op een veilige manier gebruik van worden gemaakt. Er zit een spanning tussen de mogelijkheden die je thuis ervaart en de veilige omgeving die je wilt realiseren in een werksituatie. Ik zie het als een uitdaging om rijksbreed te verkennen wat nog mogelijk is binnen een veilige werkomgeving, durf de grenzen op te zoeken. ICT is overigens niet de kern van het eigentijdse werken. Dit bestaat maar voor 10 procent uit bytes, 10 procent zijn bricks en 80 procent, het overgrote deel, wordt bepaald door behaviour.’

Van Zanen-Nieberg: ‘Nog te vaak wordt ICT als doel gezien in plaats van middel. Mensen willen gewoon graag een iPad, maar de vraag is of de motivatie hiervoor juist is. De werkwijze verandert door de jaren; vroeger lag de verhouding tussen mens, machine en beveiliging anders. Werd er voorheen “simpel” met pen op papier geschreven, nu verdwijnen teksten met een druk op knop en weet je eigenlijk niet precies wat ermee gebeurt. Die drie terreinen ontwikkelen zich ook in verschillende tempo’s. De machinekant heeft een enorme vlucht genomen. Waar vroeger op het werk de mooiste apparaten stonden, heeft men deze nu thuis. Dit stelt ons voor nieuwe beveiligingsvraagstukken. Als medewerker is het heel moeilijk in te schatten wat de risico’s zijn van de wijze waarop je werkt. Je moet goed beseffen wat je van welke plek en via welke kanalen over de digitale snelweg stuurt en daarnaar handelen. Vanaf de Blackberry voer ik andere gesprekken dan vanaf mijn privételefoon die minder beveiligd is. Met afspraken alleen red je het hier niet, je moet ook zelf verstandig blijven handelen.’

Het kabinet maakte onlangs bekend de kantoorhuisvesting te concentreren in twaalf locaties om zo 70 miljoen euro te besparen. Welke rol spelen bezuinigingen als het gaat om flexibel werken?
Van Zanen-Nieberg: ‘De nota Compacte Rijksdienst roept op tot een andere huisvesting van de overheidsorganisatie. Dat is niet vreemd als je bedenkt dat het huidige pand nu een bezettingsgraad van 40 procent kent. We spelen daar met de nieuwbouw op in, daarbij stellen we mensen en het werk dat zij moeten doen voorop. Goed werkgeverschap is daarbij een continue zoektocht. In de jaren vijftig werd dit anders gedefinieerd dan nu, het is altijd een kwestie van inspelen op de mogelijk- en onmogelijkheden. Je moet ervoor blijven zorgen dat je het hele brede scala van mogelijkheden benut.’

Stolk: ‘Iedereen bij de overheid heeft te maken met taakstellingen. Medewerkers denken actief mee op welke zaken er bespaard kan worden. Huisvesting is een terrein waar veel geld in o-mgaat, het is vaak een van de eerste zaken waar medewerkers zelf mee komen. En zelfs met 0.9 werkplek per fte zitten we op de dinsdagochtend, een topdag voor onze bezetting, nog niet vol.'