Overheden gaan samenwonen

Programma Masterplannen en Implementatie Stelselwijziging rijkshuisvesting. Het is een hele mond vol, erkent programmamanager Daan Langendoen. ‘Niet voor niets hebben we dit afgekort tot ProMIS.’ Zijn opdracht, die voortkomt uit het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst, is niet mis. De programmamanager heeft zo’n twee jaar de tijd om plannen uit te werken voor de verschillende regio’s in het land. Daarnaast zal Langendoen zich samen met zijn zeven ProMIS-collega’s buigen over de aanpassingen die nodig zijn om slimmer gebruik te maken van de huisvesting van het Rijk. De beprijzingssystematiek, de verdeling van budgetten en aansturing wordt gewijzigd. Dit alles om efficiënter gebruik van rijkskantoren te realiseren.

Op 30 september maakte het kabinet bekend de kantoorhuisvesting op twaalf locaties te gaan concentreren. Het voornemen van de minister van BZK, wiens bevoegdheden op het terrein van rijkshuisvesting door de stelselwijziging zijn uitgebreid, werd hem niet in dank afgenomen. Gemeenten en provincies die niet tot de selectie behoorden, vreesden voor verlies van arbeidsplaatsen en lieten flink van zich horen. Ook uit de Kamer kwamen verontruste geluiden, die leidden tot een motie waarmee de twaalf concentratiesteden als doel op zich zijn komen te vervallen. Deze motie wordt nu uitgevoerd. De focus ligt op huisvesting in eigendomspanden. Plaatsen met een zwaartepunt van eigendomspanden zullen een belangrijke rol spelen omdat hier, naar verwachting, door departementen gezamenlijk en efficiënt kan worden gehuisvest. De angel is hiermee – voorlopig – uit de discussie gehaald.

Masterplannen
‘Met de kennis van nu zijn dat in 2020 zo’n 59 steden, al kunnen de masterplannen die nu in de maak zijn daar nog enigszins verandering in brengen,’ zegt Langendoen. ‘Op dit moment heeft het Rijk in 93 plaatsen gebouwen in eigendom. Het gaat daarbij om de panden die binnen het rijkshuisvestingsstelsel vallen en een exclusieve kantoorfunctie hebben. We kijken dus niet naar musea, gevangenissen of panden voor Hoge Colleges van Staat en internationale organisaties.’ De programmamanager benadrukt dat, hoewel de context is veranderd, het toegezegde overleg met de provincies over de masterplannen ongewijzigd blijft staan. ‘De plannen vormen het instrument waarmee de behoefte aan huisvesting wordt gekoppeld aan beschikbare ruimte, met als uitkomst dat leegstand in eigendomspanden wordt gevuld.’

Langendoen verwacht van alle departementen een meerjarenhuisvestingsplan. ‘We gebruiken die voor het opstellen van de masterplannen. Ze geven een kijkje in de keuken van de effecten van organisatorische ontwikkelingen op de huisvesting, maar de masterplannen veroorzaken deze ontwikkelingen niet,’ benadrukt de projectleider. ‘Het is bijvoorbeeld niet zo dat er in een masterplan wordt besloten dat een uitvoerende dienst wordt samengevoegd met een andere dienst, wel wordt richting gegeven aan de gezamenlijke vestigingskeuze.’

De masterplannen zijn nu in de maak, eind 2013 moeten ze allemaal gereed zijn. Langendoen verwacht voor de zomer de eerste voorstellen voor besluitvorming aan de minister te kunnen voorleggen. ‘We schetsen een macrobeeld en werken dat uit naar de regio’s. In juni van dit jaar hebben we geïnventariseerd bij departementen hoe ze over het land verspreid zijn en welke ontwikkelingen ze de komende jaren verwachten naar aanleiding van de taakstelling. Vervolgens bekijken we waar winst valt te behalen,’ legt Langendoen uit. ‘We starten met de regio’s waar de meeste dynamiek zit. Dit betreft Den Haag, de provincie Utrecht en de regio Zwolle. In de Hofstad zit ongeveer 80 procent van de rijksvoorraad, dus hiermee slaan we al een grote slag.’

Leegstand
Het is niet voor niets dat Langendoen gevraagd werd voor deze klus. Hij was al portefeuillehouder op dit terrein bij het ICBR, het hoogste ambtelijk orgaan op het gebied van bedrijfsvoering, en zat in de stuurgroep Evaluatie stelsel Rijkskantoren. ‘Ik maak een bedrijfseconomische analyse en laat zien op welke manier we het meest kunnen verdienen. Ik adviseer en kijk daarbij naar behoefte en beschikbaarheid. Wat er wel en niet geoogst wordt van dit besparingsplan is uiteindelijk een politieke afweging.’ De komende tien jaar zal de behoefte aan vierkante meters kantoorruimte voor het Rijk met een kwart afnemen.

‘Niet alleen de bezuinigingen, ook ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken zorgen ervoor dat er steeds meer ruimtes binnen rijkskantoren niet gebruikt worden,’ zegt hij. ‘Wij onderzoeken hoe we leegstand van panden in zijn geheel kunnen creëren. Als het volume maar groot genoeg is, ontstaat er leegstand waardoor je andere eenheden van overheden weer kan laten verhuizen. Pas dan kan het Rijk de andere gebouwen afstoten. Als er meerdere gebouwen op één plek staan, gaat dit gemakkelijker. Neem bijvoorbeeld Waddinxveen, daar hebben we ook een eigendomspand van zo’n 1.500 vierkante meter. Zelfs als dit helemaal leeg komt te staan, dan kun je hier maximaal vijftig mensen naar toe brengen. Daar los je de grote problematiek van de leegstand niet mee op, dus het is logisch dat we kijken naar de grote eigendomsposities. Maar dit betekent niet dat we helemaal weggaan uit Zeeland, er zal een rijksvertegenwoordiging in deze provincie blijven. Maar als er daar een rijkskantoor leegstaat, dan is de mogelijkheid om dit gebouw te vullen met een organisatie uit pakweg Den Haag simpelweg niet zo groot.’

De panden die in gebruik blijven zullen efficiënter benut gaan worden en overheidsorganisaties zullen meer gaan ‘samenwonen’ in verzamelkantoren, stelt Langendoen. ‘Het hebben van een eigen voordeur, daar hebben we afstand van genomen binnen het Rijk.’ Ook met een gezamenlijke bedrijfsvoering is veel winst te behalen. ‘En dat is nodig. Dit programma is gemaakt ter ondersteuning van de departementen om de taakstelling ingevuld te krijgen. De portemonnee is half leeg. En besparen op stenen is een stuk interessanter dan nogmaals bezuinigen op fte.’