Speedmanagement, Info training

Delegeren maar toch betrokken willen blijven, geen prioriteiten stellen, zinloze e-mails en vergaderingen, procedures en slecht toegankelijke doch essentiële informatie. Zo maar een greep uit de top-10 van tijdverspillers op de werkvloer. Zo’n vijftig geïnteresseerden hebben zich op dinsdag 6 april in Bunnik verzameld om een dag te ontsnappen aan de voortdurende ratrace op kantoor. ‘Alles moet nu en is even belangrijk, er zitten simpelweg te weinig uren in een dag,’ verzucht een deelnemer bij aanvang. ‘Hoe kan ik mijn beschikbare tijd toch beter indelen?’

Volgens Richard van Houten, trainer en directeur van Bron&Partners, ligt de oplossing vooral bij de deelnemers zelf. ‘Doeltreffend tijdbeheer en effectieve prioriteitenafhandeling zijn de vaardigheden waardoor je persoonlijk effectief te werk kunt gaan.’ Dat klinkt mooi, maar blijkt in de dagelijkse praktijk nog maar al te vaak knap lastig. Wat te doen met tijdverslindende onderbrekingen van collega’s? Hoe kunt u nee zeggen met respect? En op welke manier kunt u daadkrachtig delegeren? Al deze vragen komen tijdens het seminar Speedmanagement aan bod.

Braindump
In sneltreinvaart en met humor steekt Van Houten van wal. Creativiteit is volgens hem onontbeerlijk. ‘Als u niet creatief bent gaat u het niet redden in deze complexe wereld waarin u steeds sneller beslissingen moet nemen en steeds vaker te maken hebt met een informatie-overload.’ Deze creativiteit kan volgens hem worden vergroot door het stellen van de juiste vragen. Met vragen als ‘Waarom dragen kamikazepiloten een helm?’ helpt Van Houten de deelnemers op weg. Ook geeft hij het advies gebruik te maken van het moment van ontwaken. ‘Als je net wakker bent bedenk je vaak de creatiefste oplossingen. Houd dus altijd pen en papier bij de hand.’

Het seminar voltrekt zich als een rit in een rollercoaster en bestaat uit een continue stroom van praktische tips, aangevuld met interessante wist-je-datjes. Wist u bijvoorbeeld dat veel sporten kan leiden tot een structurele en functionele verandering van de hersenen? Zo verhoogt hardlopen de aanmaak van nieuwe cellen die een belangrijke rol spelen bij het leren en versterkt het de kracht van het maken van verbindingen, vertelt Van Houten enthousiast. Of wat denkt u van de braindump: ‘Schrijf alles op wat u nog moet doen dat langer dan 15 minuten duurt. Maak zo uw gedachten leeg en focus op de to do-activiteiten.’ Ook de minicursus Outlook, gegeven door Bouke van Kleef, wordt gekarakteriseerd door efficiëntie en nuttige weetjes. De consultant geeft in rap tempo inzicht in dit mailprogramma. Daarbij begint hij bij de basis, waardoor sommige tips de ervaren outlookgebruiker wellicht al wat bekend in de oren klinken.

Sommige aanbevelingen zijn simpel, zoals de zogeheten DERK-methode (Doe Eerst de Rot Klussen). Andere zijn behoorlijk confronterend en strikt. ‘Vraag jezelf eerst af of iets nice-to-know of need-to-know is, voordat je je collega aanspreekt en dus uit zijn concentratie haalt,’ aldus Van Houten. ‘En hoe klantvriendelijk is een huisarts eigenlijk die een patiënt met een extra vraag helpt op zijn spreekuur, maar daardoor wel een volle wachtkamer langer laat wachten?’ Volgens de trainer is het heel goed mogelijk om het handelen van anderen te beïnvloeden, het genetisch determinisme gaat in dit kader volgens hem niet op: ‘Mensen zijn niet lastig, het gedrag is lastig. En dat kun je counteren.’

Ontspeeden
Van Houten refereert regelmatig aan wetenschappers, managementgoeroes en experts. Zo besteedt hij aandacht aan het werk van neuropsycholoog Margriet Sitskoorn, leiderschapscoach Marshall Goldsmith en mindmapper Stephen Covey. Ook maakt hij een uitvoerige analyse van de verschillende typen mens en, wellicht nog belangrijker, geeft tips hoe hiermee om te gaan. Van Houten maakt onderscheid tussen de kleine dictators, de betweters, de twijfelaars en de ja-zeggers, maar nee-doeners. ‘Deze laatste groep kun je het beste op een positief-dwingende wijze aan hun afspraken houden. Bij twijfelaars moet je veel communiceren en argumenten aandragen, maar laat ze uiteindelijk zelf beslissen,’ adviseert de trainer.

Hoewel het aantal deelnemers aan de hoge kant is en er gekozen is voor een vol programma, slaagt Van Houten er uitstekend in om de aandacht er gedurende de hele dag bij te houden. Dit is knap, gezien de hoeveelheid informatie die hij over de deelnemers uitstort. Van Houten voelt het publiek goed aan en weet hoe ver hij kan gaan. Zijn enthousiaste verhaal, bestaande uit veel eigen ervaringen en vermakelijke anekdotes, maakt dat de zaal blijft luisteren. De aansprekende voorbeelden die hij geeft zijn vaak een feest van herkenning voor de deelnemers. Van Houten moet echter oppassen dat hij niet doorschiet, een te hoog tsjakka-gehalte zou afbreuk doen aan zijn boodschap.

De transformatie tot speedmanager in een dag is wat ambitieus, maar het fundament is met dit seminar gelegd. Het intensieve programma kenmerkt zich door het groot aantal handvatten en aanknopingspunten die alle zijn na te lezen in het bijgeleverde werkboek. Het is nu aan de deelnemers om deze aanbevelingen in praktijk te brengen. Mocht het u allemaal wat veel worden, dan kan kunt u altijd nog even ‘ontspeeden’. Van Houten: ‘Het kan geen kwaad om eens een stapje terug te doen en uzelf af te vragen wat er nu precies op dit moment gebeurt.’

Reacties van deelnemers

 ‘Mijn complimenten voor de manier waarop het seminar werd geleid. Vanwege het feit dat de informatie  kort en bondig door Richard van Houten werd aangeboden en doorspekt was met de nodige humor, was het van begin tot eind heel boeiend. Centrale vragen voor mij: Hoe kan mijn werk nog efficiënter? Hoe ga je met welk type mensen om? Veel kan toegepast worden in mijn werk als hoofd administratie en het is zeker zinvol de opgedane informatie te delen met collega’s. Deze cursus is een aanrader, zowel voor leidinggevend als ondersteunend personeel.’
Marion Lucas
hoofd administratie VO-school SG Tabor, Hoorn

Op deze cursus worden herkenbare situaties die je werktijd verspillen en negatieve stress opwekken besproken. De aangedragen oplossingen zijn verrassend simpel en goed in de werksituatie toe te passen. Knap hoe de cursusleiders je aandacht continu vast weten te houden. Prima verzorgde bijeenkomst waar de vaart goed in zat.’
Ella Jongsma
medewerker financiën en informatisering bij Colo, vereniging van samenwerkende kenniscentra voor beroepsonderwijs en bedrijfsleven, Zoetermeer

‘Op een onderhoudende en inspirerende manier horen wat je eigenlijk al weet, maar steeds maar niet doet. Dat is wat me bijbleef van dit seminar. Het ging niet alleen over speedmanagen; de dag zelf had ook een grote mate van speed. Het tempo lag hoog maar vanwege het entertainende karakter, er werd regelmatig hard gelachen (meer door de mannen dan door de vrouwen, en dat lag niet aan humor van de dames), was het goed vol te houden. Veel grappige weetjes en oneliners. Een onderbreking van het werk door mail of telefoon kost minimaal 2-10 minuten om weer te focussen; zet je mail/telefoon dus uit! De dag had een hoge mate van “zenden ; de ontvanger moet zelf zorgdragen voor de transfer.’

Monique Okkerse
clustermanager Trainingen van het JSO expertisecentrum voor jeugd samenleving en opvoeding in Gouda

De beoordeling is gebaseerd op het oordeel van redactie en deelnemers. Daarbij is gelet op relevantie, presentatie en organisatie van de training.