Geldbesparing belangrijkste drijfveer

Taalunie wordt formulierenwaakhond

Door: Maurits van den Toorn | 15.04.2011

Van alle communicatie tussen overheid en burger verloopt zo’n 50 tot 60 procent door middel van formulieren. Reden om daar alle zorg aan te besteden, maar desondanks zijn er nog voldoende voorbeelden van kromspraak te vinden. De Nederlandse Taalunie schiet te hulp.

Die hulp komt niet helemaal uit de lucht vallen. Het ministerie van BZK had de afgelopen jaren het project ‘begrijpelijke formulieren’. Via dat project zijn onder meer de 25 meest gebruikte en de 25 meest bekritiseerde formulieren begrijpelijker gemaakt. Het project is eind vorig jaar enigszins overhaast afgerond – de bezuinigingen slaan toe – maar het stokje wordt nu overgenomen door de Taalunie. Afgelopen woensdag werd de formele overdracht met een symposium gevierd.

De Taalunie gaat voor ambtenaren in feite hetzelfde doen wat ze nu al voor burgers doet: taaladvies geven, legt projectleider Johan van Hoorde van de Taalunie uit. Dat gebeurt vooral via de website www.taaladvies.net, die vorig jaar zo’n 6,6 miljoen keer werd geraadpleegd. Die site wordt binnenkort aangevuld met een voorziening die speciaal gericht is op de overheid. Daarop kunnen bijvoorbeeld formulierenmodellen komen en tools – om het in modern Nederlands te zeggen – voor het signaleren en desgewenst vervangen van moeilijke woorden. ‘Een soort jargonchecker,’ verduidelijkt Van Hoorde.

Vlaamse methode

De Vlaamse overheid heeft sinds een aantal jaren een dienst Taaladvies waar alle teksten – formulieren, maar ook folders en dergelijke – langs moeten voor taalkundig advies. Dat gebeurt tot spijt van de dienst pas helemaal aan het eind van het hele traject van wet- en regelgeving, dus vaak kan er niet veel meer aan de teksten worden veranderd. De dienst heeft een formulierenleidraad opgesteld en er is een kwaliteitslabel ‘eenvoudig formulier’ waar nu zo ’n zeventig procent van alle formulieren aan voldoet.

Het gaat niet altijd even makkelijk om de makers ervan te overtuigen dat het anders moet. ‘Mensen hebben een paardenbril op, problemen die ze niet zien zijn er niet,’ stelt Kristien Spillebeen van de dienst Taaladvies. Het is belangrijk leidinggevenden erbij te betrekken, adviseert ze. ‘Het project voor eenvoudige formulieren is daardoor in een stroomversnelling gekomen, omdat leidinggevenden worden afgerekend op een lage score van formulieren met kwaliteitslabel.’

Of ambtenaren de Taalunie raadplegen moeten ze zelf bepalen, er komt geen verplichting om formulieren-in-wording te laten beoordelen, zoals die sinds een aantal jaren bij onze zuiderburen bestaat (zie kader). Van Hoorde: ‘Zeker in het begin zal dat niet gebeuren. We stellen voorbeelden beschikbaar en beantwoorden vragen van degenen voor wie dat onvoldoende is, net zoals we nu al doen bij Taaldvies.net. Of er ooit een verplichting komt, hangt van de overheden af.’ Dat geldt ook voor de invoering van een keurmerk ‘eenvoudig formulier’, zoals de Vlaamse overheid heeft. ‘We zullen zien, we beginnen met wat we hebben,’ zegt Van Hoorde diplomatiek.

Of dit overheidsorganisaties zal stimuleren om te zorgen voor duidelijker formulieren die meer zijn gericht op de burger en minder op de eigen organisatie? De aanwezigen op het symposium waren het erover eens dat geldbesparing de belangrijkste drijfveer is om te werken aan betere formulieren. Immers: slecht geformuleerde en onduidelijke vragen leiden tot fouten in de beantwoording, en dus tot extra werk voor de ambtenaren om alsnog de juiste gegevens binnen te halen.

Dat betekent dat met betere formulieren een behoorlijke winst valt te behalen: Den Bosch bespaart daarmee jaarlijks 100.000 euro op uitvoeringskosten, bij de studiefinanciering leidde alweer wat langer geleden een herziening van de formulieren tot een besparing van ‘enkele tonnen’, en het wieden in het formulierenbestand bij de Kamers van Koophandel zou zelfs een besparing van drie miljoen euro hebben opgeleverd. In tijden van bezuiniging een aantrekkelijk perspectief; op naar de Taalunie!

++++++++

(Nederlandse) stijlbloempjes, soms uit de oude doos

‘Wat is de beoogde instandhoudingstermijn van het seizoensgebonden en/of tijdelijke bouwwerk?’
‘Voeg bij deze aanvraag een welgelijkend fotografisch portret, zonder hoofddeksel, van de aan- vrager van ongeveer 4 centimeter hoogte en 3 centimeter breedte.’
‘Bent u gehuwd met en woont u niet duurzaam gescheiden van de natuurlijke moeder van bovenvermelde studerende?’ Met als vervolgvraag: ‘Zo nee, woont u met haar samen?‘

REAGEREN | AFDRUKKEN