' Het nieuwe werken is iets anders dan thuiswerken'

Het streven naar een compacte rijksdienst en de aangekondigde inkrimping van het ambtenarenbestand zijn momenteel de overheersende thema’s binnen de rijksdienst. Maar er wordt ook gewerkt aan manieren om in de verdere toekomst het Rijk een aantrekkelijke werkgever te laten zijn. Dat gebeurt in het programma Het Nieuwe Werken bij het Rijk oftewel HNWR. Dat staat voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken, niet altijd van negen tot vijf en niet altijd op kantoor. Werken kan thuis, maar als dat handiger uitkomt vanwege een vergadering zou iemand van SZW ook een middagje op het departement van BZK kunnen gaan werken. De voornaamste doelen zijn een beter resultaat en meer arbeidsvreugde. Dat dat allemaal ook nog eens op minder vierkante meters kan, is mooi meegenomen. Marianne Witlox-Van den IJssel, hoofd P&O bij het ministerie van SZW, heeft binnen het overleg van de departementale P&O-managers de portefeuille voor de uitwerking van de P&O-aspecten van het nieuwe werken.

Het nieuwe werken lijkt een mooie bijdrage te kunnen leveren aan de bezuinigingen.
‘Het nieuwe werken kan er wel een rol bij spelen, maar het is niet bedacht of ingestoken vanuit het streven naar bezuinigen of kleinere huisvesting. Het wordt in die context ook niet genoemd in de notitie over de compacte rijksdienst.
Het nieuwe werken is voor de overheid belangrijk om met de tijd mee te gaan. Het is een vorm van modern werkgeverschap om goed toegerust te zijn op de toekomst, om te voorkomen dat we ontwikkelingen op bijvoorbeeld ICT-gebied missen. Nu zitten we weliswaar in een periode van krimp, maar over een paar jaar zijn er juist weer veel nieuwe mensen nodig. Als rijksoverheid moet je dan een moderne werkgever zijn voor een nieuwe, jonge generatie en een organisatie hebben waar mensen hun werk met plezier doen.’

Maar die jonge generatie blijkt helemaal niet zo flexibel te zijn ingesteld, aldus een onderzoek van Studentalent onder 1.800 hbo- en wo-studenten en starters. 73 procent van hen werkt het liefst op kantoor.
‘Jawel, maar dat hoeft elkaar ook niet tegen te spreken. Het nieuwe werken is iets anders dan thuiswerken, het gaat er juist om dat je werkt waar dat het meest effectief is. Dat kan ook op kantoor zijn, bijvoorbeeld als je overleg met collega’s moet voeren en het voor het gesprek nodig is dat je elkaar fysiek ontmoet. Het nieuwe werken is kiezen voor een flexibel werkconcept op kantoor: gesloten werkplekken voor als je je goed wilt concentreren, open werkplekken, overlegplekken. Het is in ieder geval weg van de afzonderlijke kamers met dichte deuren.
Veel leidinggevenden zijn bang dat er door het nieuwe werken straks niemand meer op kantoor is. Dat is irreëel, het nieuwe werken is geen ander woord voor thuiswerken. De mensen komen wel, ze zoeken elkaar op en hebben daar doorgaans ook behoefte aan. Voor jongeren geldt bovendien dat ze een kantoor nodig hebben om te leren werken, om contacten te leggen en relaties te ontwikkelen. Dat verandert gaandeweg. Dertigers moeten bijvoorbeeld vaak op tijd weg om de kinderen op te vangen. Zij blijven ook niet altijd hangen voor de vrijdagmiddagborrel. Wat uiteindelijk telt is het resultaat. Daar zullen medewerkers meer en meer op worden aangesproken.’

Wat gebeurt er momenteel concreet bij de verschillende departementen?
‘De trend wordt in verschillend tempo opgepikt. Uitvoeringsorganisaties waar mensen werken die veel op pad zijn, zijn soms al heel ver, terwijl het kerndepartement dat nog niet is. De Arbeidsinspectie werkt al jaren vanuit huis. Bij SZW zijn ruim twintig afdelingen bezig met flexibel werken. Daarmee bereiden we ons voor op 2014 wanneer SZW en VWS gaan samenwonen. Onze nieuwe behuizing wordt ingericht met andere huisvestingsnormen volgens de principes van de ‘fysieke werkplek Rijk’, die flexibel werken mogelijk maakt. We kunnen daar nu alvast op voorsorteren door te oefenen met een andere wijze van sturen, het anders inrichten van werkplekken en experimenteren met ICT-middelen. Is het gebruik van de iPad bijvoorbeeld een oplossing, geef je mensen een token zodat ze overal kunnen inloggen? Hoe richt je de werkplekken in, met desktop computers of alleen nog maar dockingstations voor laptops? En we kijken ook naar de menselijke kant: wat betekent het voor de samenwerking, de manier van aansturen en de bereikbaarheid en de beschikbaarheid van mensen?’

Andere huisvestingsnormen betekenen minder ruimte?
‘Bij de grote verhuisbewegingen en nieuwbouw wordt doorgaans gerekend met een lagere huisvestingsnorm dan we gewend waren. We laten de eigen werkplek los en gaan naar de “persoonsongebonden werkplek”, met andere woorden flexibel werken. Tijdens de experimenten gaan we hier bij SZW uit van 0,9 plek per fte, bij de Belastingdienst wordt al toegewerkt naar ongeveer 0,7 werkplek per fte. Hoe scherper de norm, hoe groter de noodzaak om echt veranderingen aan te brengen in het werkplaatsconcept.’

U bent verantwoordelijk voor de uitwerking van de P&O-aspecten van het nieuwe werken binnen de hele rijksoverheid. Wat houdt dat in?
‘Alle P&O-managers van de departementen vormen de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid (ICOP). In die commissie worden jaarlijks thema’s benoemd die rijksbreed aandacht krijgen. Een van de vijf thema’s op dit moment is het nieuwe werken, waar ik portefeuillehouder van ben. Daarbij moet je denken aan bijvoorbeeld het ontwikkelen van een toolkit met best practices, aan het opzetten van een netwerk van HRM’ers die zich hiermee bezighouden, en aan bepalingen over het nieuwe werken die je in de cao kunt opnemen.
Er is geen rijksbreed programma om het nieuwe werken “uit te rollen”. Dat zou niet haalbaar en ook niet wenselijk zijn. De filosofie is wel eenduidig, maar de uitwerking per departement is verschillend. Je kunt daarom beter van geval tot geval aansluiten op zaken die al spelen, zoals verhuizingen, nieuwbouw of vervanging van de ICT. De portefeuillehouders moeten ervoor zorgen dat niet steeds opnieuw het wiel wordt uitgevonden en dat er voldoende afstemming is tussen de verschillende disciplines.’

Spelen mobiliteitsproblemen en het tegengaan van congestie ook een rol bij het nieuwe werken? Minister Schultz van IenM fourneerde onlangs tien miljoen euro voor het platform Slim Werken Slim Reizen waarin een groot aantal werkgevers zich beijvert om hun werknemers een alternatief te bieden voor de auto in de spits.
‘Vanuit Het Nieuwe Werken bij het Rijk wordt een bijdrage geleverd aan het platform Slim Werken Slim Reizen. Als mensen kortere reistijden hebben dan is dat efficiënt, duurzaam en vanuit P&O-perspectief is het goed als werknemers blij zijn omdat ze minder in de file hebben gestaan.’

Wat is uiteindelijk de winst van het nieuwe werken?
‘Het levert veel op in de vorm van meer arbeidsvreugde en productiviteit. Mensen zijn in eerste instantie vaak niet blij als ze hun vaste plek kwijt raken, maar we zien dat ze na een gewenningsperiode niet meer terug willen naar de aparte kamers van vroeger. Ze merken dat ze beter en prettiger samenwerken met elkaar op een werkplek als een jas die goed past. Maar zo’n jas betekent dat er maatwerk nodig is, qua inrichting en qua afspraken over de spullen die je gebruikt, over de reistijden en over de mogelijkheden van mobiel werken. Dat gaat steeds sneller en ik verwacht dat werken bij het Rijk er over vijf jaar heel anders uitziet dan nu.’